ระบบเทคโนโลยีสาระสนเทศ

ความหมายของเทคโนโลยีสารสนเทศ

Information Technology หรือ IT คือ การประยุกต์ความรู้ทางวิทยาศาสตร์มาใช้ในระบบสารสนเทศ ตั้งแต่กระบวนการจัดเก็บ ประมวลผล และการเผยแพร่สารสนเทศ เพื่อช่วยให้ได้สารสนเทศที่มีประสิทธิภาพและรวดเร็วทันต่อเหตุการณ์ โดยเทคโนโลยีสารสนเทศ อาจประกอบด้วย
1. เครื่องมือและอุปกรณ์ต่างๆ เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องใช้สำนักงาน อุปกรณ์สื่อสารโทรคมนาคมต่างๆ รวมทั้งซอฟท์แวร์ทั้งแบบสำเร็จรูปและแบบพัฒนาขึ้นเพื่อใช้ในงานเฉพาะด้าน ซึ่งเครื่องมือเหล่านี้จัดเป็นเครื่องมือทันสมัย และใช้เทคโนโลยีระดับสูง (High Technology)
2. กระบวนการในการนำอุปกรณ์เครื่องมือต่างๆ ข้างต้นมาใช้งาน เพื่อรวบรวม จัดเก็บ ประมวลผล และแสดงผลลัพธ์เป็นสารสนเทศในรูปแบบต่างๆ ที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ต่อไป เช่น การจัดเก็บข้อมูลในลักษณะของฐานข้อมูล เป็นต้น

ความสำคัญของเทคโนโลยีสารสนเทศ

สามารถอธิบายความสำคัญของเทคโนโลยีสารสนเทศในด้านที่มีผลกระทบต่อการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมด้านต่าง ๆ ของผู้คนไว้หลายประการดังต่อไปนี้

ประการที่หนึ่ง เทคโนโลยีสารสนเทศ ทำให้สังคมเปลี่ยนจากสังคมอุตสาหกรรมมาเป็นสังคมสารสนเทศ

ประการที่สอง เทคโนโลยีสารสนเทศทำให้ระบบเศรษฐกิจเปลี่ยนจากระบบแห่งชาติไปเป็นเศรษฐกิจโลก ที่ทำให้ระบบเศรษฐกิจของโลกผูกพันกับทุกประเทศ ความเชื่อมโยงของเครือข่ายสารสนเทศทำให้เกิดสังคมโลกาภิวัฒน์

ประการที่สาม เทคโนโลยีสารสนเทศทำให้องค์กรมีลักษณะผูกพัน มีการบังคับบัญชาแบบแนวราบมากขึ้น หน่วยธุรกิจมีขนาดเล็กลง และเชื่อมโยงกันกับหน่วยธุรกิจอื่นเป็นเครือข่าย การดำเนินธุรกิจมีการแข่งขันกันในด้านความเร็ว โดยอาศัยการใช้ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ และการสื่อสารโทรคมนาคมเป็นตัวสนับสนุน เพื่อให้เกิดการแลกเปลี่ยนข้อมูลได้ง่ายและรวดเร็ว

ประการที่สี่ เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นเทคโนโลยีแบบสุนทรียสัมผัส และสามารถตอบสนองตามความต้องการการใช้เทคโนโลยีในรูปแบบใหม่ที่เลือกได้เอง

ประการที่ห้า เทคโนโลยีสารสนเทศทำให้เกิดสภาพทางการทำงานแบบทุกสถานที่และทุกเวลา

ประการที่หก เทคโนโลยีสารสนเทศก่อให้เกิดการวางแผนการดำเนินการระยะยาวขึ้น อีกทั้งยังทำให้วิถีการตัดสินใจ หรือเลือกทางเลือกได้ละเอียดขึ้น

กล่าวโดยสรุปแล้ว เทคโนโลยีสารสนเทศมีบทบาทที่สำคัญในทุกวงการ มีผลต่อการเปลี่ยนแปลงโลกด้านความเป็นอยู่ สังคม เศรษฐกิจ การศึกษา การแพทย์ เกษตรกรรม อุตสาหกรรม การเมือง ตลอดจนการวิจัยและการพัฒนาต่าง ๆ

ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศ

เทคโนโลยีสารสนเทศมีบทบาทสำคัญต่อการดำเนินงานทั้งระดับองค์การและอุตสาหกรรม ธุรกิจต้องการระบบสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ เพื่อการดำรงอยู่และเจริญเติบโตขององค์การ โดยที่เทคโนโลยีสารสนเทศจะส่วนช่วยให้ธุรกิจประสบผลสำเร็จ และสามารถแข่งขันกับธุรกิจอื่นในระดับสากล เพื่อให้การทำงานมีเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ จึงต้องทำความเข้าใจถึงวิธีใช้งานและโครงสร้างของระบบสารสนเทศ สามารถสรุปส่วนประกอบของระบบสารสนเทศ ได้ 3 ส่วน คือ

1. เครื่องมือในการสร้างระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ หมายถึง ส่วนประกอบหรือโครงสร้างพื้นฐานที่รวมกันเข้าเป็น MIS และช่วยให้ระบบสารสนเทศดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ โดยจำแนกเครื่องมือในการสร้างระบบสารสนเทศไว้

2 ส่วน คือ

1.1 ฐานข้อมูล (Data Base) ฐานข้อมูล จัดเป็นหัวใจสำคัญของระบบ MIS เพราะว่าสารสนเทศที่มีคุณภาพจะมาจากข้อมูลที่ดี เชื่อถือได้ ทันสมัย และถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบ ซึ่งผู้ใช้สามารถเข้าถึงและใช้งานได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว ดังนั้นฐานข้อมูลจึงเป็นส่วนประกอบสำคัญที่ช่วยให้ระบบสารสนเทสมีความสมบูรณ์ และปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ

1.2 เครื่องมือ (Tools) เป็นเครื่องมือที่ใช้จัดเก็บและประมวลผลข้อมูล ปกติระบบสารสนเทศจะใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เป็น อุปกรณ์หลักในการจัดการข้อมูล ซึ่งจะประกอบด้วยส่วนสำคัญต่อไปนี้

1.2.1 อุปกรณ์ (Hardware) คือ ตัวเครื่องหรือส่วนประกอบของเครื่องคอมพิวเตอร์ รวมทั้งอุปกรณ์ ระบบเครือข่าย

1.2.2 ชุดคำสั่ง (Software) คือ ชุดคำสั่งที่ทำหน้าที่รวบรวม และจัดการ เก็บข้อมูลเพื่อใช้ในการ บริหารงาน หรือการตัดสินใจ

2. วิธีการหรือขั้นตอนการประมวลผล
การที่จะได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ จะต้องมีการจัดลำดับ วางแผนงานและวิธีการประมวลผลให้ถูกต้อง เพื่อให้ได้ข้อมูล หรือสารสนเทศที่ต้องการ

3. การแสดงผลลัพธ์
เมื่อข้อมูลได้ผ่านการประมวลผล ตามวิธีการแล้วจะได้ สารสนเทศ หรือMIS เกิดขึ้น อาจจะนำเสนอในรูป ตาราง กราฟ รูปภาพ หรือเสียง เพื่อให้การนำเสนอข้อมูลมีประสิทธิภาพ จะขึ้นอยู่กับลักษณะของข้อมูล และลักษณะของการนำไป ใช้งานรูป แสดงส่วนประกอบของสารสนเทศเพื่อการจัดการ

ประโยชน์ของระบบสารสนเทศ

1. ช่วยให้กำหนดกลยุทธ์ และวางแผนปฏิบัติการได้

2. ช่วยให้ตรวจสอบผลการดำเนินงานได้

3. ช่วยให้ศึกษา และวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา

4. ช่วยให้สามารถวิเคราะห์ปัญหา หรืออุปสรรค เพื่อหาวิธีแก้ไข

5. ช่วยลดค่าใช้จ่าย

โครงสร้างของระบบสารสนเทศ สามารถแบ่งสารสนเทศออกเป็น 3 ประเภท คือ

สารสนเทศที่ได้จากการประมวลผลรายการ

รายการ (Transaction) หมายถึงการดำเนินการในกิจกรรมหนึ่งๆ ซึ่งเป็นงานประจำ เป็นงานที่ทำบ่อย ๆ ภายในองค์กร โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อ

1.1 กำหนดรายการที่จะต้องนำเข้า(Input transaction) เพื่อนำข้อมูลป้อนเข้าเครื่อง เช่น การจัดซื้อหรือขายสินค้า การส่งรายการผลิตสินค้า คะแนนของนักศึกษา การสั่งจองตั๋วเครื่องบิน เป็นต้น

1.2 การแสดงผลรายงาน (Output transaction) เป็นผลที่ได้จากากรประมวลผลซึ่งส่วนใหญ่ผลลัพธ์จะแสดงออกในรูปของรายงาน เช่นใบส่งของ ใบสั่งสินค้า ใบเสร็จรับเงิน ใบเกรดนักศึกษา ตั๋วเครื่องบิน เป็นต้น

1.3 การติดต่อสื่อสารระหว่างรายการหนึ่งกับรายการอื่น ๆ ที่ต้องการผลของรายงานเป็นสารสนเทศที่จะนำไปใช้ต่อไป

รูปแบบของรายงานของระบบสารสนเทศ อาจเป็นแบบต่าง ๆ ดังนี้

1. รายงานที่แสดงออกทางหน้าจอคอมพิวเตอร์

2. รายงานที่ได้กำหนดรูปแบบไว้แล้วล่วงหน้า

3. การถาม – ตอบ ที่ได้กำหนดไว้ล่วงหน้า

4. การถาม – ตอบ โดยไม่ได้กำหนดไว้ล่วงหน้าเป็นการถามตอบตามความต้องการเฉพาะเรื่อง

สารสนเทศเพื่อการดำเนินการ

เป็นสารสนเทศซึ่งส่วนใหญ่จะแสดงออกในรูปแบบของรายงานแบบต่าง ๆ เป็นรายสัปดาห์ รายเดือนหรือรายปี เช่น

2.1 รายงานที่แสดงรายละเอียดของงาน (Detail report) ซึ่งเป็นประโยชน์กับผู้บริหารระดับต้นในการควบคุมการปฏิบัติงาน

2.2 รายงานสรุป (Summary report) ซึ่งเป็นประโยชน์กับผู้บริหารระดับสูงในการวางแผนระยะยาว

2.3 รายงานยกเว้น (Exception report) เช่น รายงานที่เกี่ยวกับงานที่ไม่เป็นไปตามปกติ เช่น การประท้วงการขึ้นค่าแรง ปัญหาเฉพาะหน้า ภาวการณ์ขาดทุนเป็นต้น

สารสนเทศเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ

เป็นสารสนเทศที่มักจะไม่แสดงออกในรูปของรายงานแต่จะเป็นสารสนเทศที่ใช้ในการสนับสนุนการตัดสินใจ ซึ่งผู้บริหารแต่ละระดับจะมีลักษณะและวิธีการตัดสินใจโดยเฉพาะขึ้นอยู่กับสารสนเทศที่จะนำไปใช้ในการสนับสนุนการตัดสินใจ

เทคโนโลยีสารสนเทศที่ใช้ในการจัดการสารสนเทศ คือ เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์

ยุคที่ 1 ยุคการประมวลผลข้อมูล (Data Processing)

เพื่อการคำนวณ

การประมวลผลข้อมูลของงานประจำ

ลดค่าใช้จ่ายด้านบุคลากร

ยุคที่ 2 ยุคของการใช้คอมพิวเตอร์มาช่วย

การตัดสินใจ การดำเนินการ

ควบคุม ติดตามผล

วิเคราะห์ผลงานของผู้บริหารระดับต่างๆ

เรียกว่า ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System : MIS)

ยุคที่ 3 ยุคเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology : IT)

การใช้คอมพิวเตอร์เน้นการจัดการทรัพยากรสาร สนเทศ (Information Resource Management)